Situatie

"Ik wil blijven wandelen in plaats van hardlopen" Dit is een uitspraak van een ondernemer waarbij het bedrijf groeit. De ondernemer is zich ervan bewust dat haar bedrijf steeds harder groeit maar dat zij vooral niet harder wil gaan lopen. Want dat gaat ten koste van haar gezondheid.

Aanpak

Met de ondernemer heb ik praktisch gekeken naar haar agenda en haar werkprocessen. Ook heb ik haar persoonlijk gecoacht en hierbij o.a. gebruik gemaakt van familieopstellingen.

Resultaat

Haar werkprocessen zijn slimmer ingericht en meer geautomatiseerd. Haar agenda geeft haar structuur, voldoende ruimte voor onverwachte gebeurtenissen en tijd voor zichzelf. Persoonlijk is ze gegroeid omdat ze door mijn coaching nog beter haar grenzen kan aangeven en beter weet waar haar belemmerende overtuigingen vandaan komen. Zodat ze steeds beter leert om niet te veel naar die belemmerende overtuigingen te luisteren. Ze durft nee te zeggen tegen opdrachten die niet bij haar passen omdat ze weet dat er nieuwe opdrachten komen die wel energie geven.
Haar bedrijf groeit en zij groeit mee zonder dat dit haar extra stress oplevert. Ze houdt nog voldoende tijd over voor andere dingen dan werk zoals tijd voor haar gezin, sporten en andere leuke dingen.

Situatie

Een klant vroeg mij om het VvE (Vereniging van Eigenaren) proces te komen verbeteren. Dit proces liep door de eigen organisatie over meerdere afdelingen. Drie jaar geleden waren er wat veranderingen geweest waaronder medewerkers in dit proces die andere taken kregen, de rolverdeling was veranderd en processtappen waren gewijzigd. Nu liep het proces niet lekker, was er onbegrip onder de collega's en gemopper door klanten.

Aanpak

We hebben een verbeterteam samengesteld van medewerkers uit diverse teams die allemaal een rol hebben in dit proces. Hier zaten medewerkers tussen die meerdere petten op hadden. Ze waren collega maar toch ook weer niet. De verwachtingen onderling waren compleet anders. Ook waren er collega's die terug bleven grepen naar woorden als "vroeger was het beter". En dan waren ook de processtappen niet altijd even duidelijk waardoor medewerkers hun eigen werkwijze hadden gecreëerd.

Door met dit verbeterteam aan de slag te gaan hebben we ervoor gezorgd dat de rollen duidelijk zijn. De collega's weten nu goed van elkaar welke rol ze hebben en wat ze van elkaar kunnen verwachten. Hierdoor is er weer wederzijds begrip ontstaan en weten ze elkaar weer te vinden. Er is weer zin om samen te werken daar waar ze eerst soms lijnrecht tegenover elkaar stonden. Met behulp van organisatieopstellingen heb ik ervoor gezorgd dat er niet meer achterom gekeken wordt naar hoe het vroeger was maar dat de neuzen nu vooruit staan. "We gaan er samen het beste van maken", is letterlijk uitgesproken.

Uiteraard hebben we ook gekeken naar de processtappen. Er zijn stappen uitgehaald die niet nodig waren en er zijn verbeteringen aangebracht. Allemaal om ervoor te zorgen dat het proces intern weer duidelijk is maar ook extern voor de klant. Zodat de klant ook weet hoe het werkt, bij wie hij moet zijn en wat hij mag verwachten.

Resultaat

Er is echt blijvend wat veranderd in deze organisatie bij deze mensen die in dit proces werken. Er is duidelijkheid, meer vertrouwen, betere samenwerking, een verbeterd proces en hogere klanttevredenheid.

Situatie

Personeel wat veel klaagt, regelmatig zieken en vacatures die we niet ingevuld krijgen. Wat kunnen wij anders doen in ons bedrijf?

Na veel interviews met medewerkers en de ondernemer van dit bedrijf bleek dat er op een aantal punten dingen niet lekker liepen in deze organisatie.

De medewerkers leggen de lat voor zichzelf veel te hoog en leggen zichzelf deadlines op die vanuit de eigenaar, klant of iemand anders nooit opgelegd zijn.

Het was in dit bedrijf niet altijd duidelijk wie nu waarvoor verantwoordelijk was. In veel gevallen leidde dat ertoe dat niemand zich verantwoordelijk voelde waardoor werkzaamheden te laat werden opgepakt en klanten te laat geholpen werden. Maar het gebeurde ook regelmatig dat medewerkers zich zo verantwoordelijk voelden dat ze te veel deden.

Ook was het niet altijd duidelijk hoe iets moest en bleek dat iedereen zijn eigen werkwijze bedacht had.

Aanpak

We hebben hier in kaart gebracht hoe de processen lopen en wie daarbij waarvoor verantwoordelijk is. De medewerkers en de ondernemer hebben van mij allemaal individuele coaching gehad. Ook zijn er creatieve sessies met de hele groep geweest waarbij ik o.a. gebruik gemaakt heb van organisatieopstellingen. De ondernemer heb ik hierbij laten uitspreken hoe hij naar zijn bedrijf kijkt en wat hij nu eigenlijk verwacht van zijn medewerkers. Het bleek dat die verwachtingen anders waren dan de verwachtingen die de medewerkers zelf hadden. Hierdoor ontstonden hele mooie gesprekken en zijn ze elkaar veel meer tegemoet gekomen.

Resultaat

De medewerkers en de ondernemer zitten veel beter in hun vel. Ze hebben samen meer plezier en weten veel beter wat hun verantwoordelijkheden zijn en wat ze van elkaar verwachten. Ook weten ze veel beter wat hun valkuilen zijn en kunnen ze elkaar daarop aanspreken. Zodat ze niet meer te hard zichzelf voorbij lopen. Hierdoor is het ziekteverzuim omlaag en voelen mensen minder stress.

Omdat de werkprocessen in kaart zijn gebracht, wordt er efficiënter gewerkt en kunnen ze makkelijker taken van elkaar overnemen. Ze weten nu wat er van ze verwacht wordt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit scheelt een hoop discussie en er blijven op deze manier geen taken liggen. Ze hebben zelf geleerd om verspillingen te zien en er is iemand verantwoordelijk gemaakt om het continu verbeteren te blijven initiëren.

Er is zoveel veranderd in deze organisatie dat ze erachter zijn gekomen dat ze nu helemaal geen extra personeel nodig hebben.

Situatie

Team P&O in een organisatie met ongeveer 300 medewerkers. Bij alle teamleden was sprake van veel werkdruk: vaak extra werken, gevoel van nooit klaar zijn, veel rennen, onduidelijkheid etc. Toen ik met ze praatte zeiden ze allemaal "ik heb geen overzicht".

Aanpak

Overzicht creëren is dan ook het eerste waar we mee aan de slag gegaan zijn. Wat ligt er allemaal? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Om vervolgens verder te verdiepen door ook te vragen "hoort dat wel bij ons? Is dat wel de verantwoordelijkheid van dit team? Wat is onze basis eigenlijk?"

Door overzicht te creëren ontstond er al meer rust. Er was ineens inzicht in waar iedereen nu zo druk mee was. Zo zagen ze van elkaar ook waar ze mee bezig waren en werden er meteen vragen gesteld. Er ontstonden hele goede gesprekken over "waar zijn we nu eigenlijk van? Moet ik dit wel doen?" Het bleek dat niet iedereen daar hetzelfde over dacht. Sommigen waren ook liever bezig met de 'kersen op de taart' maar lieten de basis taken liggen omdat ze die minder leuk vonden.

Resultaat

Na veel sessies met het team, de leidinggevende en informatie opgehaald op andere plekken in de organisatie staat er nu een basis. Alle medewerkers in dit team weten waar zij in eerste instantie voor verantwoordelijk zijn. Dat is de basis die altijd op orde moet zijn, waar de prioriteiten liggen. Ze hebben taken verdeeld op basis van kennis en interesse. Omdat ze nu ook een methode hebben waardoor de stapel werk zichtbaar is, weten ze wanneer ze ruimte hebben om extra dingen op te pakken, de kersen op de taart. Deze manier van werken geeft ze ook flexibiliteit omdat er altijd ruimte is voor onverwachte gebeurtenissen en het overnemen van taken bij ziekte.

Er is nu veel meer rust bij de medewerkers in dit team. De onderlinge sfeer is verbeterd en de neuzen staan weer dezelfde kant op.
Omdat ze nu ook duidelijk hebben waar ze voor verantwoordelijk zijn, kunnen ze ook veel beter nee zeggen tegen opdrachten die niet bij dit team thuis horen.
Er is meer werkplezier omdat ze ook zien dat de betere structuur zorgt voor ruimte om ook de kersen op de taart op te pakken waarvan ze bang waren dat ze ze kwijt zouden raken. Het verbeteren van het werkplezier komt ook omdat ze taken verdeeld hebben op basis van interesse. Zo doet iedereen 80% van de tijd taken die zijn/haar interesse hebben.
Vanuit de organisatie is er ook minder gemopper omdat taken door het P&O team veel sneller opgepakt worden en er meer ruimte is om te schakelen. Er blijft niks meer onnodig liggen.